Os trabalhadores apegam-se ao software apesar da mudança para a IA

Alguns jogos de computador na década de 1990 tinham uma “tecla de chefe” que permitia aos trabalhadores acessar uma planilha do Excel se sentissem que estavam trabalhando.

Agora os chefes podem desaprovar um trabalhador pego trabalhando duro em uma planilha. O Excel, de propriedade da Microsoft, tem 40 anos. Entre alguns líderes tecnológicos, é visto como, na melhor das hipóteses, um bloqueador para suavizar os fluxos de trabalho digitais e a IA, na pior das hipóteses, um acidente prestes a acontecer.

O Excel é certamente onipresente no mundo dos negócios. De acordo com Pesquisa por Acuity TrainingDois terços dos trabalhadores de escritório usam o Excel pelo menos uma vez por hora.

Tom Wilkie, diretor de tecnologia da empresa de visualização de dados Grafana, diz que a persistência do Excel se deve em parte à forma como ele está incorporado na educação tecnológica, juntamente com o Word e o PowerPoint.

“O Excel é uma ferramenta realmente boa. Quer você queira examinar um pequeno conjunto de dados, testar uma ideia ou criar um gráfico rápido para uma apresentação, não há nada melhor para uma análise rápida e fácil”, diz ele.

O problema é que as pessoas e as empresas não conseguem distinguir entre processamento de dados e análise e visualização de dados, diz o professor Mark Whitehorn, professor emérito de análise na Universidade de Dundee.

“Existem todas essas pequenas seções onde os dados entram, vão para uma planilha, passam por macros e são eliminados do outro lado”, diz Whitehorn.

Uma macro pode ser considerada um atalho. Ele automatiza uma série de etapas na planilha, para que essas instruções possam ser executadas com um clique – por exemplo, formatar dados em um determinado estilo ou calcular.

As planilhas geralmente são mal documentadas e mantidas, continua Whitehorn, “e o cara que escreveu as macros se foi e as pessoas do departamento não sabem como executá-las”.

De forma mais prática, diz ele, significa que os dados não são controlados centralmente dentro de uma organização. Isso torna difícil proteger e mover dados pela organização ou extraí-los para análises mais amplas e alimentar a IA.

Isso pode levar a operações extremamente importantes que dependem de planilhas frágeis.

No ano passado, apareceu na Health New Zealand Uma planilha Excel é usada como seu “arquivo de dados primário” para gerenciar e analisar seu desempenho financeiro.

Isto dificulta a recolha e agregação de dados, conduz a inconsistências e erros e dificulta a obtenção de uma visão geral em tempo real.

No Reino Unido, o processo de recrutamento de anestesistas foi mergulhado no caos Por confusão de planilhas em 2023, quando Esquema de dados afegão Como resultado do compartilhamento de uma planilha do Excel.

Mas obter equipes e indivíduos do Excel é um desafio.

“É difícil para um fornecedor externo ou fornecedor de ferramentas externas fornecer algo para a organização que possa ser usado por todas essas equipes diferentes”, explica Mauti Walley, diretor de transformação digital e planejamento da empresa canadense de telecomunicações Telus.

Ele supervisionou uma iniciativa para migrar centenas de funcionários do Excel para um sistema de planejamento personalizado.

O objetivo é facilitar a integração e o gerenciamento de dados, aumentar a automação e incorporar IA.

Mas as pessoas queriam manter a configuração existente do Excel e baixar informações do novo sistema, explicou Wally. “Eu disse absolutamente não. Você tem que forçar a planilha para não permitir que ela coexista com seus (novos) aplicativos.”

Em defesa do seu software, um porta-voz da Microsoft disse: “Ao longo de quatro décadas, o Excel evoluiu de uma planilha básica para uma plataforma versátil usada por todos.

“É mais amplamente utilizado hoje do que nunca, com o uso mensal crescendo consistentemente nos últimos seis anos, e continua sendo a ferramenta padrão para análise de dados, modelagem e relatórios em todos os setores”.

Não são apenas as grandes organizações que poderiam se beneficiar ao repensar sua dependência do Excel. Kate Corden dirige uma empresa de montagem de bicicletas, a Hackney Bike Fit, o que significa gerenciar dois fluxos de dados – informações pessoais sobre um cliente, como altura, peso, flexibilidade – e informações sobre a bicicleta.

Ele é um usuário experiente do Excel, desde sua época no mundo corporativo como gerente de desenvolvimento de negócios. Mas, diz ele, “é muito fácil perder dados. É fácil alterar dados”.

Corden mudou para o LinkSpace, originalmente projetado como uma ferramenta de gerenciamento de casos, que pode ser adaptada para fluxos de trabalho complexos. “É apenas ter um sistema completo de gerenciamento de dados onde você tem tudo, em vez de vários Excels, o que realmente me ajudará à medida que cresço.”

E os benefícios potenciais de abandonar o Excel podem ir além do simples gerenciamento de dados.

Julian Tanner, executivo de relações públicas em Londres, também é tesoureiro de uma instituição de caridade local. Ele converteu as contas da instituição de caridade do Excel para um pacote de contabilidade online que extraía informações das faturas.

A IA integrada do pacote significa que ele pode gerar relatórios personalizados com o toque de um botão.

Isso significa que eles podem fornecer os serviços de um contador, economizando mais de £ 6.000 por ano. “Foi uma grande despesa para uma instituição de caridade”, diz Tanner, “que você sempre tenta evitar”.

Para grandes empresas, os benefícios incluem fluxos de trabalho mais suaves e dados agregados e padronizados que podem ser inseridos em sistemas de IA ou de aprendizado de máquina.

Além de uma integração de dados mais suave e ciclos de planejamento mais rápidos, Wally espera economizar C$ 42 milhões (US$ 30 milhões; £ 23 milhões) por ano, eliminando a capitalização indevida. Outros partidos da Telus estão agora considerando seguir o exemplo.

Mas isso significa que os usuários estão se preparando para abrir mão de algum controle – ou pelo menos da ilusão de controle.

“As pessoas dirão ‘bem, estou pegando meus dados e fazendo isso'”, explica Whitehorn. Mas, “não são os seus dados, são os dados da empresa”.

Extirpar o Excel pode ser completamente irrealista. Portanto, sugere Whitehorn, a chave Boss pode precisar ser redesenhada no futuro para cobrir o uso de planilhas.